Komunikasi Efektif Dalam Organisasi

Oleh: Adi Saputra

Kesuksesan organisasi sangat dipengaruhi oleh Tingkat kompetensi masing-masing individual dan sinergi antara anggota tim dalam organisasi. Dalam bersinergi untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan adanya komunikasi yang baik. Ditinjau berdasarkan teknis pelaksanaannya, komunikasi dapat diartikan sebagai kegiatan seseorang menyampaikan pesan melalui media tertentu kepada orang lain dan sesudah menerima pesan serta memahami sejauh mana kemampuannya, penerima pesan memberi tanggapan melalui media komunikasi tertentu kepada orang yang menyampaikan pesan tersebut kepadanya.

Argiris (1994) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses dimana seseorang, kelompok, atau organisasi mengirimkan informasi pada orang lain, kelompok, atau organisasi. Proses komunikasi umumnya mengikuti beberapa tahapan. Pengirim pesan mengirimkan informasi pada penerima informasi melalui satu atau beberapa media komunikasi. Proses berlanjut yaitu, Penerima mengirimkan feedback atau umpan balik pada pengirim pesan awal. Dalam proses tersebut terdapat faktor-faktor yang mengganggu aliran informasi yang dikenal dengan noise. Noise pada konteks informasi merujuk pada gangguan yang bisa mempengaruhi transmisi atau penerimaan pesan. faktor-faktor yang dapat mengganggu aliran informasi, yaitu:

1.      Noise Fisik:

• Gangguan Sinyal: Gangguan interferensi elektromagnetik atau gangguan lainnya dapat merusak sinyal selama transmisi.
• Gangguan Visual atau Auditori: Gangguan seperti pencahayaan yang kurang baik, kebisingan suara, atau gangguan visual dapat menyebabkan ketidakjelasan atau kesulitan dalam pengambilan informasi.

2.      Noise Semantik atau Linguistik:

• Ketidakjelasan Bahasa: Ketidakjelasan dalam penyampaian pesan atau penggunaan kosakata yang ambigu dapat menyebabkan kesalahpahaman.
• Perbedaan Konteks: Perbedaan latar belakang atau pemahaman antara pengirim dan penerima dapat menjadi noise jika tidak ada pemahaman yang sama.

3.      Noise Psikologis:

• Preferensi dan Prasangka: Keyakinan, preferensi, atau prasangka individu yang bisa mempengaruhi cara pesan diterima dan diinterpretasi.
• Gangguan Konsentrasi: Kurangnya fokus saat menerima pesan dapat menyebabkan kehilangan informasi penting.

4.      Noise Organisasi:

• Struktur Organisasi: Struktur organisasi yang kompleks atau tidak efisien dapat menjadi penghalang dalam aliran informasi yang efektif.
• Ketidakjelasan Peran: Jika peran dan tanggung jawab tidak jelas, hal ini dapat menghambat aliran informasi di dalam organisasi.

5.      Noise Teknologi:

• Kerusakan Perangkat: Masalah teknis atau kerusakan perangkat keras dan lunak dapat menghambat transmisi dan penerimaan informasi.
• Ketidakcocokan Teknologi: Penggunaan teknologi yang tidak kompatibel atau kurang mendukung dapat menyebabkan gangguan.

Komunikasi Efektif dan Produktivitas Kerja

Keterkaitan antara komunikasi efektif dan produktivitas kerja memiliki hubungan erat antara kemampuan organisasi untuk berkomunikasi dengan baik dan produktivitas karyawan. Ini menggambarkan bagaimana komunikasi baik dalam organisasi dapat mempengaruhi kinerja dan efisiensi karyawan, yang berdampak pada produktivitas secara keseluruhan. Beberapa aspek penting keterkaitan ini yaitu:

a. pemahaman yang lebih lebih baik. Di era sekarang pemahaman menjadi hal yang sangat penting bagi seorang karyawan. Ditambah lagi dengan persaingan yang semakin ketat Perusahaan dituntut untuk memiliki karyawan yang memiliki pemahaman yang baik. Seorang karyawan suatu Perusahaan yang memiliki pemahaman akan Komunikasi efektif memiliki value besar yang akan mempengaruhi produktivitas kerja.

b. koordinasi yang lebih baik. Koordinasi yang baik bisa sangat mempengaruhi besarnya produktivitas kerja. Koordinasi yang baik memungkinkan perencanaan dan alokasi sumber daya yang lebih baik. Tim dapat membagi tugas dan tanggung jawab dengan jelas, menghindari tumpang tindih dalam pekerjaan, dan memastikan bahwa setiap anggota tim fokus pada kontribusi mereka yang paling baik. Hal ini akan mengoptimalkan penggunaan waktu, energi, dan keterampilan.

c. kemampuan untuk memecahkan masalah. Kemampuan untuk memecahkan masalah memiliki pengaruh penting dengan produktivitas kerja. Individu yang memiliki kemampuan memecahkan masalah akan  lebih efisien dalam menyelesaikan kewajiban mereka. Mereka bisa mengidentifikasi permasalahan dengan cepat dan menemukan solusi yang efektif.

d. keterlibatan dan motivasi. Keterlibatan dan motivasi adalah faktor yang sangat mempengaruhi produktivitas kerja. Karyawan yang termotivasi akan cenderung untuk berpikir kreatif dan inovatif. Mereka akan cenderung mencari solusi baru dan meningkatkan kinerja, yang dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas secara keseluruhan.

e. pengambilan Keputusan. Pengambilan keputusan memainkan peran kunci dalam produktivitas kerja karena keputusan yang efektif dapat mengarah pada pelaksanaan tindakan yang tepat, akan tetapi keputusan yang buruk dapat menyebabkan konsekuensi negatif.

Strategi dalam Meningkatkan Komunikasi Efektif dalam Organisasi

Strategi untuk meningkatkan komunikasi efektif dalam organisasi:

•  Menciptakan lingkungan komunikasi yang terbuka. Menciptakan lingkungan komunikasi yang terbuka akan memberi ruang untuk setiap individu untuk menggagaskan ide dan pikirannya, Sehingga secara tidak langsung para individu tersebut akan memiliki komunikasi yang baik 
• Menggunakan strategi komunikasi yang inklusif. Strategi komunikasi inklusif adalah pendekatan yang dirancang untuk memastikan bahwa pesan atau interaksi dapat dipahami dan diakses oleh sebanyak mungkin orang, termasuk mereka yang mungkin memiliki kebutuhan atau latar belakang yang berbeda.
• Menyampaikan pesan dengan benar. Dengan membiasakan setiap karyawan menyampaikan pesan dengan benar akan membuat karyawan tersebut memiliki komunikasi yang efektif.
• Memastikan komunikasi dalam organisasi dilakukan secara 2 arah. Memastikan komunikasi dalam organisasi dilakukan secara dua arah (bukan hanya satu arah) sangat penting untuk membangun hubungan yang kuat, meningkatkan keterlibatan karyawan, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih efektif.

Membangun Budaya Komunikasi yang baik di dalam Organisasi

Membangun budaya komunikasi yang baik di dalam organisasi sangat penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang produktif, kolaboratif, dan efisien. Ada beberapa hal yang diperhatikan untuk membangun budaya komunikasi yang baik di dalam organisasi, yaitu:

1. Jelasnya Tujuan dan Nilai Organisasi: Pastikan bahwasannya tujuan dan nilai organisasi yang bersangkutan dapat dipahami dengan jelas oleh semua anggota. Komunikasikan secara terbuka mengenai visi dan misi perusahaan.

2. Keterbukaan dan Transparansi: persuasif kan keterbukaan dan transparansi dalam berkomunikasi. Bagikan informasi penting kepada seluruh anggota organisasi maupun perusahaan. Hindari rahasia yang tidak perlu dan berikan kepastian mengenai kebijakan dan keputusan organisasi.

3. Komunikasi Dua Arah: Pastikan komunikasi dua arah antara pimpinan dan anggota organisasi. Berikan ruang  kepada anggota untuk memberikan masukan, saran, dan umpan balik. Mendengarkan dan merespons dengan baik pandangan dan pertanyaan karyawan.

4. Penyampaian Pesan yang Jelas: Pastikan pesan yang disampaikan jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Hindari keraguan atau penafsiran yang salah dengan mengklarifikasi ulang informasi yang disampaikan.

5. Penggunaan Media Komunikasi yang Efektif: Sesuaikan media komunikasi dengan kebutuhan dan karakteristik klien maupun sesama karyawan. Manfaatkan pertemuan tatap muka, surat elektronik, platform kolaborasi online, dan media komunikasi  secara efektif.

6. Pemberdayaan Karyawan: Beri ruang kepada seluruh karyawan untuk ikut andil dalam pengambilan Keputusan yang mempengaruhi pekerjaan mereka. Mengajak untuk inisiatif dan tanggung jawab dalam tim.

7. Budaya Menghargai: Bangun mindset yang menghargai kontribusi setiap individu. Selalu berikan apresiasi secukupnya terhadap pencapaian individu dan tim.

8. Pelatihan Komunikasi: Fasilitasi pelatihan komunikasi bagi setiap karyawan, terutama untuk keterampilan mendengarkan, memberikan umpan balik, dan berkomunikasi efektif.

9. Berkolaborasi dan Tim Kerja: Dorong kolaborasi dan kerjasama tim melalui komunikasi yang terbuka dan berbagi informasi dengan baik dan efektif. Hindari silo (perbedaan) informasi di antara departemen atau tim.

10.Evaluasi dan Perbaikan Terus-Menerus: Selalu lakukan evaluasi rutin yang mengacu pada efektivitas komunikasi di organisasi. Terima umpan balik dari karyawan serta lakukan perubahan maupun perbaikan yang diperlukan.

Implementasi komunikasi efektif di dalam organisasi

Setelah mengetahui terkait dengan komunikasi efektif di dalam organisasi lalu yang terakhir adalah pengimplementasian secara langsung. Implementasi komunikasi efektif di dalam organisasi adalah langkah kunci untuk meningkatkan kinerja, kerjasama, dan keberhasilan keseluruhan. Contoh implementasi komunikasi efektif di dalam organisasi adalah:

Contoh Kasus: Perubahan Kebijakan Perusahaan

Latar Belakang:
Sebuah perusahaan teknologi besar memutuskan untuk memperbaharui kebijakan internal terkait fleksibilitas waktu kerja. Kebijakan baru tersebut akan mempengaruhi semua karyawan di perusahaan, termasuk perubahan dalam jam kerja, kebijakan cuti, dan prosedur lainnya.

Implementasi Transparansi Informasi:
1. Pengumuman Perubahan Kebijakan: Perusahaan membuat pengumuman resmi melalui portal intranet dan melalui pertemuan karyawan. Pengumuman tersebut menjelaskan alasan di balik perubahan, manfaat yang diharapkan, dan bagaimana perubahan tersebut akan berdampak pada karyawan.

2. Pertemuan Informasi: Mengadakan pertemuan karyawan di seluruh departemen atau tim untuk membahas perubahan kebijakan secara lebih rinci. Memberikan ruang bagi karyawan untuk bertanya, memberikan umpan balik, dan mengungkapkan kekhawatiran mereka.

3. Sumber Informasi yang Tersedia: Menyediakan dokumen resmi dan panduan terperinci tentang perubahan kebijakan, yang dapat diakses oleh karyawan melalui portal intranet. Menyediakan informasi kontak untuk pertanyaan lebih lanjut atau klarifikasi.

4. Forum Diskusi: Membuat forum online atau grup diskusi di media kolaborasi untuk memungkinkan karyawan berbagi pengalaman, tips, dan pertanyaan terkait perubahan kebijakan. Manajemen secara aktif terlibat dalam forum untuk memberikan tanggapan dan menjelaskan lebih lanjut jika diperlukan.

5. Umpan Balik Terbuka: Mengumpulkan umpan balik dari karyawan setelah beberapa bulan menerapkan kebijakan baru. Melakukan survei atau fokus grup untuk mengevaluasi bagaimana kebijakan tersebut memengaruhi kesejahteraan karyawan dan produktivitas.

6. Komitmen untuk Memperbarui Informasi: Menyatakan komitmen untuk terus memperbarui karyawan mengenai perkembangan terkait kebijakan. Memberikan pembaruan reguler melalui email, pertemuan karyawan, dan portal internet.

Resolusi:

Dengan mengimplementasikan transparansi informasi dalam kasus ini, perusahaan memberikan kejelasan kepada karyawan mengenai perubahan kebijakan, menjelaskan alasan di baliknya, dan membuka jalur komunikasi untuk mengatasi kekhawatiran atau pertanyaan yang mungkin muncul. Hal ini membantu menciptakan lingkungan di mana karyawan merasa didengar dan terlibat dalam proses keputusan organisasi.

Akhir kata, Penulis berharap para pembaca mengetahui bahwa Komunikasi efektif di dalam organisasi adalah kunci untuk mencapai tujuan bersama, membangun hubungan yang baik, dan meningkatkan kinerja keseluruhan. Dengan memahami dan menerapkan poin-poin pada paper ini, sebuah organisasi dapat menciptakan lingkungan di mana komunikasi efektif menjadi dasar bagi kolaborasi yang sukses, pencapaian tujuan bersama, dan pengembangan yang berkelanjutan. Dan Komunikasi efektif ini akan menjadi penentu berhasil atau tidaknya sebuah organisasi maupun Perusahaan. Diolah kembali oleh Pena Dosen.

Referensi:

Asriadi, A. (2020). Komunikasi Efektif Dalam Organisasi. RETORIKA: Jurnal Kajian Komunikasi dan Penyiaran Islam, 2(1), 36-50. https://doi.org/10.47435/retorika.v2i1.358

https://ekonomi.bunghatta.ac.id/index.php/id/artikel/454-pentingnya-komunikasi-efektif-dalam-organisasi

https://www.reqrut.id/komunikasi-efektif-dalam-organisasi/

https://www.researchgate.net/publication/361308460_KOMUNIKASI_DALAM_ORGANISASI

https://www.researchgate.net/publication/330383213_KOMUNIKASI_ORGANISASI

Julianto, B., & Carnarez, T. Y. A. (2021). Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Organisasi Professional: Kepemimpinan, Komunikasi Efektif, Kinerja, Dan Efektivitas Organisasi (Suatu Kajian Studi Literature Review Ilmu Manajemen Terapan). Jurnal Ilmu Manajemen Terapan, 2(5), 676-691.

Musfialdy. (2019). Organisasi dan Komunikasi Organisasi. Scimago Journal.

Perkasa, M. A., Wibowo, J. H., & Norhabiba, F. (2018). Pengaruh Komunikasi Organisasi Terhadap Kinerja Karyawan Richeese Factory Cabang Surabaya. Representamen Jurnal.

Silviani, I. (2020). Komunikasi Organisasi. Scopindo Media Pustaka.

Suprapto, H. A. (2018). Pengaruh komunikasi efektif untuk meningkatkan hasil belajar mahasiswa. Khazanah Pendidikan, 11(1).

Sulaksono, H. (2018). Budaya organisasi dan kinerja. Deepublish.